Verträge: Keiner mag sie – jeder kennt es:

Sie gelten als trocken und verstaubt, erschweren den Umgang miteinander, werden nur gebraucht, wenn es schief läuft, und machen dann alles nur noch schlimmer!

Vertrauen statt Verträge scheint da vielen die richtige Devise.

Lange Erfahrungen miteinander helfen – aber nicht jeden Kunden oder Lieferanten kann über Jahre aufgebaut werden, um sich dann blind auf ihn verlassen zu können.

Woher soll das Vertrauen kommen, um zu wissen, dass es gut geht, auch wenn ein wichtiger Partner, das Projekt oder man selbst unter Druck gerät?

Im Rahmen von Großprojekten können Partner- und Kundenbeziehungen oft nicht über Jahre gebildet werden. Auch betreten viele der Beteiligte technisches und organisatorisches Neuland – gehen Risiken ein, die finanziell nicht zu vernachlässigen sind. Potential für Konflikte ist somit vorhanden, doch wie damit umgehen?

Ganz im Sinne des Wortes: Verträge sollten ganz praktisch die Basis für das ‚Vertragen‘ bilden.

So verstanden werden Verträge zum ‚Backbone‘ der Zusammenarbeit. Ihre Bedeutung ist um-fassender zu denken: neben den juristischen Notwendigkeiten ist eine ganzheitliche abwick-lungs und projektorientierte Sicht auf Verträge notwendig, die im Zweifelsfall auf die letzte juristische Spitzfindigkeit und Klausel zur Absicherung eigener Interessen verzichtet.

Eine reine Beschreibung der Lieferungen, Leistungen und gegenseitigen Verpflichtungen greift zu kurz. Insbesondere die zu erwartenden Risiken sind vorauszudenken und Vorgehensweisen für deren Handhabung zu integrieren.

Offenheit und Transparenz auf beiden Seiten bereits im Vorfeld, und während der Abwicklung ebnen den Weg für eine für beide Seite erfolgreiche und vertrauensvolle Zusammenarbeit. Dies muss auch für die Verträge gelten.

Vertrauen durch Verträge ist somit die Leitlinie für ein erfolgreiches Vertrags- & Claimsmanagement. So gestaltet werden Verträge zur soliden Basis für die gemeinsame, erfolgreiche Projektabwicklung.

Diese Grundsätze werden allerdings nur allzu gern außer Acht gelassen: Oft kommen LSTK-Verträge mit einer weitreichenden Übertragung von Risiken auf den Auftragnehmer zur Anwendung, selbst wenn dieser sie gar nicht übernehmen kann. Ins-besondere in innovativen Branchen sind technische Konzepte selten so ausgereift, dass die Abwick-lungsaufwendungen bereits während oder nach der Konzeptphasen übersehen wer-den. Eine Fehlkalkulation und Unterschätzung der Risiken sind vorpro-grammiert.

Treten sie ein sind die Konsequenzen meist finanziell bedeutend. Im Worst-Case kann dies zur Insolvenz des Vertragspartners und damit zu dessen Ausfall führen. Eine Situation, die, obwohl juristisch alles abgesichert war, nun doch auf den Auftraggeber zurückfällt und kaum noch positiv aufgelöst werden kann.

Die ersten Tipps für die Vertragsgestaltung lauten also:

• Vertrags- und Claimsmanagement beginnt bereits während, wenn nicht gar vor den konkreten Vertragsverhandlungen.
• Ein Ziel der Vertragsgestaltung und -verhandlung ist immer auch die Vertrauensbildung.
• Vertragsmanagement ist immer auch Risikomanagement.
• Verträge sollten während der Abwicklung Offenheit und Transparenz auf beiden Seiten fördern. Es ist dringend zu empfehlen, sich auf ein gemeinsames Controlling aller wesentlichen Parameter zu verständigen.
• Dies beinhaltet klare Vorgehensweisen zur Behebung von Abweichungen von versprochenen Leistungen sowie deren finanzieller Bewertung.

Doch was ist zusätzlich während der Vertragsabwicklung zu beachten?

Maßgeblich in der Abwicklung sind die Schnitt-stellen untereinander bzw. gegenüber weiteren Dritten. Es lohnt sich immer, hier so präzise wie möglich zu sein.  Ein besonderes Augenmerk sollte außerdem auf dem Prozess der technischen Fortschrei-bung der Entwicklungsergebnisse liegen. Eine enge Verzahnung des Vertrags- mit dem Qualitätsmanagement ist in jedem Fall ratsam.

In manchen Branchen haben sich über bestehende Genehmigungsverfahren aber auch über einzuschaltende Zertifizierungsgesellschaften konkrete Vorgehensweisen etabliert. Beispielhaft sei hier nur die Pharmaindustrie mit ihren Vorschriften zur Verifizierung und Validierung genannt oder auf die Freigabestruktur des Bundesamtes für Schifffahrt und Hydrographie (BSH) für Projekte der Offshore Wind Branche verwiesen.

Existieren derartige Vorgaben nicht, empfiehlt es sich, insbesondere im Rahmen von komplexen Entwicklungs- oder Engineeringaufträgen, entsprechend angepasste Vorschriften vertraglich zu vereinbaren. Diese schränken im Einklang mit den fortschreitenden Erkenntnissen den Lösungsraum im Laufe der Abwicklung mehr und mehr ein (ggf. von Projektphase zu Projektphase).  Die vertragliche Verankerung entsprechender Design Freezes und Acceptance-Tests ist dabei im beiderseitigen Interesse, um eine zeitlich und finanziell kalkulierbare Abwick-lung sicher zu stellen. Ohne ein derartiges Konzept sind Kostenexplosionen und Terminverzüge in der Regel vorprogrammiert.

Und was mache ich, wenn es dennoch zum Konflikt kommt?

Selbst bei guten Verträgen mit klaren Eskalations- oder Konfliktbeilegungsverfahren steht es den Parteien jederzeit frei, Ihr Recht über ein Schlich-tungsverfahren und/oder über die bestehenden Gerichte einzufordern. Auch auf diesen Fall sollte Sie vorbereitet sein. Niemand kann und sollte unange-messene Forderungen akzeptieren bzw. auf be-rechtigte Mehrforderungen verzichten.

Aber auch hier gilt: Vertrags- und Claimsmanagement beginnt nicht erst mit der Einreichung einer Change-Order oder eines Claims. Transparenz in der Abwicklung nach außen ist wieder eine gute Vorsorgestrategie. Sie schafft Vertrauen ohne das komplexe Vorhaben nicht umgesetzt werden können.

Sollte dies nicht gegeben oder möglich sein, ist zumindest nach innen über ein gutes Con-trolling und Monitoring der Abläufe und der Kommunikation dafür zu sorgen, dass Änderungen transparent verfolgt und in Ihren Auswirkungen eindeutig bewertet werden können.

Ein gutes, auf die Projekterfordernisse angepasstes Änderungsmanagement leistet hier gute Hilfe-stellungen. Integriert man neben den technischen Risiken, terminlichen, finanziellen und qualitativen Auswirkungen auch die vertraglichen Aspekte liefert dies eine exzellente Basis für die Bewertung und Durchsetzung der eigenen Forderungen sowie der Abwehr unberechtigter Forderungen. Eine enge Zusammenarbeit zwischen Abwicklungsexperten und dem Vertragsspezialisten ist auch hier sehr hilfreich.

Damit kommen wir zu den weiteren Tipps:

• Fokussieren Sie in der Abwicklung auf die technischen und vertraglichen Schnittstellen.
• Transparenz durch ein gutes Projekt-Controlling und Monitoring sind extrem hilfreich für ein erfolgreiches und kostengünstiges Vertrags- & Claims-management.
• Ein erfolgreiches und effizientes Vertrags- und Claimsmanagement ist eingebettet in eine ganzheitliche Abwicklungsstrategie, die das technische Management mit dem Qualitätsmanagement und dem klassischen Projektcontrolling verbindet.
• Seien Sie vorbereitet, Ihr Recht einzufordern. Haben Sie Ihre Hausaufgaben gemacht, kann Ihnen Ihr Controlling die Argumente zur Durchsetzung Ihrer Forderungen und berechtigten Standpunkte mit möglichst geringem Aufwand zur Verfügung stellen.
• Verbinden Sie direkt Abwicklungs-Know-how mit juristischer Expertise.

Unter Berücksichtigung dieses Verständnisses wird für komplexe Großprojekte das Vertrags-management zu einem zentralen Tool der Vertrauensbildung und sichert im Zusammenspiel mit den genannten, weiteren PM-Tools den finanziellen Erfolg ihrer Projekte ab.

Übrigens:

Verträge können auch über Projektphasen variieren. Gerade in volatilen Umgebungen – z.B. im Rahmen einer Konzeptphase – kann der Fokus auf einer agilen Abwicklung liegen, die auch eine vollständige Integra-tion der Teams von Auftragnehmer und Auftraggeber erfordern. In einer solchen Situation ist ein Cost+Fee Vertrag nahe-liegend, der ggf. für spätere Phasen in einen Werkvertrag mit Turn-Key Charakter gewandelt wird.

So werden z.B. im Großanlagenbau erste Engineeringphasen nach Aufwand vergeben, um diese mit der Erstellung eines gemeinsamen Open-Cost-Estimates abzuschließen. Eine an-schließende Festpreisbeauftragung gibt dann dem Auftraggeber die finanzielle Sicherheit für seine Investition.

In jedem Fall lohnt es sich Verträge den gegebenen Verhältnissen und Situation individuell zu regeln. Standardverträge, wie zum Beispiel die FIDIC-Suite, können als Orientierung dienen. Ob Sie bereits passend für Ihre aktuelle Projektsituation ist, sollte zumindest hinterfragt werden.

Im Rahmen unseres Vertrags- und Claimsmanage-ments bieten wir Beratung und operative Unterstüt-zung: Unsere Stärke liegt in der engen Verzahnung mit unserer praktischen Abwicklungserfahrung.  Connectment bietet Ihnen den Aufbau eines effektiven und effizienten Vertragsmanagement im Sinne einer optimierten, vertrauensvollen und fairen Projektabwicklung mit großer Durchschlagskraft – so wie Sie es brauchen.

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